Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
Keuruun Ekokylän osuuskunta
Kivijärventie 300
42700 Keuruu
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Maria Pulli
info@kuunnellen.fi
3. Rekisterin nimi
Keuruun Ekokylän osuuskunnan asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (kuten asiakassuhde)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, palveluiden tuottaminen asiakkaille heidän kanssaan sovituilla tavoilla, asiakassuhteen ylläpito sekä sähköpostitse tapahtuvat markkinointitoimenpiteet. Asiakas hyväksyy tämän rekisteriselosteen ja tietosuojalausekkeen ehdot täyttämällä asiakastietolomakkeen, tilaamalla palvelun ja/tai allekirjoittamalla coaching- tai taideterapiasopimuksen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- asiakkaan nimi, yritys/organisaatio ja tehtävä yrityksessä, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa,
- tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteen ja tilattujen palvelujen kannalta välttämättömät tiedot.
- asiakkaaseen liittyvät muistiinpanot
- asiakkaan antama lupa tai kielto sähköiseen suoramarkkinointiin
6. Tietojen säilytysaika
Keuruun Ekokylän osuuskunta säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on perusteltua asiakkuuden hoitamisen kannalta ja niin kauan kuin lainsäädäntö tietojen säilyttämiseen velvoittaa. Tietoja voidaan säilyttää asiakkuuden päättymisen jälkeen siltä osin, kun se on tarkoituksenmukaista asiakkuuden mahdollisen myöhemmän jatkumisen kannalta.
7. Tietolähteet
Rekisteriin tallennettavia tietoja voidaan saada asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista ja asiakastapaamisista. Rekisteriin ei lisätä julkisista rekistereistä tai julkisilta nettisivuilta hankittuja yhteystietoja.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan julkaista asiakaspalautteena asiakkaan kanssa henkilökohtaisesti sovitulla tavalla. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle välttämättömien kolmansien osapuolien internetsovellusten toimivuuden varmistamiseksi (Google).
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tiedot kerätään asiakasrekisteriin, jonka käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta.
Tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti palomuurilla ja salasanoilla. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvalla tavalla. Paperille tallennetut tiedot säilytetään siten, ettei niitä pääse näkemään muut kuin rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Vain rekisterinpitäjä itse käsittelee rekisteriin tallennettuja tietoja.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Henkilöllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli kokee, että niitä on käsitelty lainvastaisesti. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen info(at)kuunnellen.fi Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Rekisteröidyillä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterin pitäjällä voi olla lakisääteinen velvollisuus tai muu oikeus olla poistamatta tietoa (esim. kirjanpitoaineistoa tulee säilyttää 10 vuotta). Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle, osoite: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
12. Yleistä tietoa evästeiden käytöstä
Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle.
Osa evästeistä on välttämättömiä palvelun sujuvalle käytölle. Käytämme evästeitä myös saadaksemme tietoa siitä, kuinka asiakkaat käyttävät www-sivustoamme. Tilastotietoa kävijämääristä kerätään varmistaaksemme, että sivusto vastaa käyttäjien tarpeita.
13. Käyttäjän mahdollisuudet estää evästeiden käyttö
Käyttäjä voi asettaa selaimestaan, mitkä evästeet sallitaan palvelussa. Jos toiminto kytketään pois, on hyvä huomioida, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaisen toiminnan kannalta.
Tietosuojaselosteen päivittäminen
Tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta saatetaan päivittää yrityksen toiminnan ja tietosuojaperiaatteiden muuttuessa, esim. lainsäädännön niin vaatiessa. Muutokset tulevat tällöin voimaan kun seloste on päivitetty.
Viimeksi päivitetty 29.1.2025